Kantoor inrichten

U houdt best met een aantal zaken rekening wanneer u een kantoorruimte inricht. Ergonomisch en productief werken gaan hand in hand. In een stijlvolle en praktisch ruimte werken u en uw medewerkers meer en beter. Bovendien dient u als werkgever ook rekening te houden met een aantal wettelijke bepalingen. Stel uzelf een aantal vragen wanneer u nadenkt over de inrichting van een kantoor. Heeft u gedacht aan de mogelijkheid om bureaus en –stoelen in te stellen? Zit het goed wat lichtinval betreft? Voldoen de werkplekken aan de Arbonormen? Deze, en een pak andere punten verdienen zeker uw aandacht voor u effectief de inrichting van de ruimte laat beginnen. Eventueel wenst u in een latere fase ook makkelijk te kunnen uitbreiden. Wanneer u in dat geval kiest voor tweedehandsmeubels, is de kans groot dat u die niet meer kunt nabestellen. Hieronder behandelen wij een aantal items waar u rekening kan mee houden bij het organiseren en inrichten van een nieuwe of bestaande kantoorruimte.

Indeling van de kantoorruimte

De indeling van de kantoorruimte sluit bij voorkeur aan bij de algemene bedrijfscultuur, naast een aantal praktische overwegingen. In een open bedrijfscultuur hoeft niet iedereen zijn of haar eigen individuele kantoorruimte. Bovendien is het louter wat betreft tijd en overlegmogelijkheden een winstsituatie als werknemers met gelijklopende bezigheden vlot met elkaar kunnen overleggen en communiceren. Eventueel kan de kleur van de werkplek een indicatie vormen voor de afdeling van de werknemer wanneer uw administratie zich in één ruimte situeert? U dient als werkgever een aantal (ook wettelijke) bepalingen in het achterhoofd te houden wanneer u een werkplek organiseert. De afmetingen van een werkplek moeten toelaten dat een medewerker veilig en zonder nadelige gevolgen voor de gezondheid en welzijn de werkzaamheden kan uitvoeren. Concreet: houdt rekening met een afmeting van vier tot vijf m² per werknemer. Indien er sprake is van een extra ladeblok of archiefkast mag u daar zeker één m² bij tellen. Zorg voor een goede en voldoende lichtinval voor elke plek en denk ook na over voldoende opbergmogelijkheden. Voor veel medewerkers voldoet een ladeblok onder of naast het bureau al, maar uw financiële en boekhoudkundige informatie brengt u misschien liever samen in een goede archiefkast.

U maakt een correcte inschatting van de ruimte die elke medewerker nodig heeft als u uit gaat van vijf m². Dit houdt rekening met een bureau van 160 x 80 cm, een bureaustoel en voldoende bewegingsruimte. Voorzie een eventuele groei van het bedrijf en voorkom dat u in een latere fase andere meubelen moet aankopen omdat u plaats te kort komt.

Instelbaarheid van de werkplekken

Wanneer u ergonomisch verantwoord, en volgens de Arbonormen, wenst te werken is het belangrijk dat u voldoende instelmogelijkheden voorziet bij de aankoop van kantoormeubelen. Een bureau is bij voorkeur in de hoogte verstelbaar. Zo kan elke individuele medewerker zijn of haar werkplek aanpassen. Standaard is een verstelbaar bureau tussen de 62 tot en met 86 cm aanpasbaar. De aangenomen gemiddelde bureauhoogte bedraagt 73 tot 76 cm. Ook de bureaustoel aanpassen is een optie. Voor zakelijk gebruik, waar vele uren doorgebracht wordt op de stoel, is het algemeen gekende exemplaar dat enkel in hoogte verstelbaar is ontoereikend. Standaard is het aangewezen om te kiezen voor synchroon-techniek, hoogte-instelling, gewichtsregeling en instelbare armleuningen. Voor stoelen die minder dan acht uur per dag gebruikt worden, volstaan armleuningen met een vaste hoogte. Medewerkers met lage-rugklachten maken dan weer best gebruik van een bureaustoel met lendensteun. Op die manier ondersteunen ze de onderrug op een goede manier, dankzij de extra bolling in de rugleuning. Om gezond en actief te kunnen werken raden wij zit/sta bureaus aan. Door afwisselend zittend en staand te werken worden vele lichamelijke klachten voorkomen.

Zorg voor gezonde werkplekken

Naast instelbare kantoormeubelen, creëert u ook voldoende en goed verspreid licht in een kantoorruimte. Indien er te weinig rechtstreeks daglicht is, zorg dan voor voldoende secundair licht. Behalve licht is ook de aanvoer van verse en frisse lucht een belangrijke factor die rechtstreeks invloed heeft op de conditie van uw medewerkers. Werknemers die in te droge lucht moeten werken, zijn gevoeliger voor virussen en irritaties. Ramen die open kunnen – en ook effectief open gezet worden – en de aanwezigheid van planten zijn kleine maar belangrijke zaken. Planten werken sowieso stress verlagend, prestatie bevorderend en zorgen voor meer zuurstof in de ruimte. Mensen voelen zich prettiger met wat groen in de buurt. Hou ook bij de plaatsing van planten rekening met de lichtinval.

Kleurstelling van de kantoormeubelen

Tevredenheid van werknemers en de inrichting van een kantoorruimte zijn rechtstreeks met elkaar verbonden. De tijd van de volledig in grijs opgetrokken kantoren ligt achter ons. Vandaag wordt gekozen voor opvallende maar lichte kleurstellingen. Kleuren kunnen per afdeling aangepast worden om in te spelen op de specifieke vereisten van de uitgevoerde werkzaamheden. Blauw, paars en groen bevorderen de concentratie en zijn ideaal voor uw financiële afdeling, terwijl een creatief team beter gebaat is bij kleuren als rood en oranje. Basisidee is altijd dat wit de ideale kleur is om andere kleuren op af te stemmen. Witte muren gaan ideaal samen met witte archiefkasten. Houtkleurige bureaus komen perfect tot hun recht in een witte achtergrond. Afhankelijk van de beschikbare lichtinval kiest u voor donker of licht hout. Een warmere omgeving creëert u door donkere muren te combineren met witte kasten. Kleine accessoires zijn een ideale manier om letterlijk kleur in een ruimte aan te brengen. Kasten zijn vaak louter praktisch, maar ze kunnen net zo goed stijlvol zijn en meer functies bekleden. Archiefkasten dubbelen perfect als scheidingswand of ‘room-divider’. Door lagere kasten te voorzien van een zogenaamd top-blad, in dezelfde kleur als de bureaus, ontstaat een uniform geheel.

De vergaderruimte

In een vergaderruimte spelen praktische overwegingen een rol, maar zitcomfort en de algemene sfeer van de ruimte verdienen net zo goed uw aandacht. Een vergadering vereist concentratie en betrokkenheid van de deelnemers en die kan u perfect bevorderen door middel van stoelen met het juiste zitcomfort. Houdt er ook rekening mee dat elke werknemer idealiter kan beschikken over ongeveer 90 tot 100 cm ruimte aan tafel. Voldoende bewegingsvrijheid en plaats om de vergaderstoelen aan te schuiven zijn belangrijk. Een vergadertafel hoeft niet in hoogte verstelbaar te zijn. De standaard van 73 cm wordt meestal aangehouden. Kies in een vergaderzaal voor neutrale en zakelijke kleuren, zodat de aandacht niet weggetrokken wordt van de inhoud van de vergadering zelf. Indien er met enige regelmaat lang wordt vergaderd, is het aan te raden om te kiezen voor in hoogte verstelbare vergaderstoelen zodat elke deelnemer aan de vergadering zijn of haar stoel kan afstemmen op de hoogte van de vergadertafel. Onze medewerkers tekenen graag uw toekomstige vergaderruimte in zodat u een goed beeld krijgt van deze ruimte voordat u een bestelling plaatst.

De kantineruimte

In een kantine mogen medewerkers even afstand nemen van het werk. Tussen de werkzaamheden door heel even ontspannen heeft een positief effect op de resterende arbeidsduur. Kies hier voor stoelen en tafels die uitblinken in onderhoudsvriendelijkheid. Wat kleur betreft kan en mag een kantineruimte best afwijken van de rest van het kantoor of bedrijf.